Protocolos, adherencia y correos electrónicos

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“Protocolo: uno o un conjunto de procedimientos destinados a estandarizar un comportamiento humano o sistemático artificial frente a una situación específica”

Mucho se está hablando estos días de ellos a consecuecia del primer caso de contagio por ébola fuera de África y que ha sucedido aquí en España.

Los protocolos son esenciales en el trabajo diario de la mayoría de profesionales del mundo, ya sea desde el que recepciona tornillos en una ferretería hasta el que envía muestras a un laboratorio de Anatomía Patológica, pero en el caso de la atención sanitaria el número de protocolos se multiplica exponencialmente por el número de procesos que entran en juego y por el número de prácticas clínicas que se disponen.

Los protocolos clínicos consensuados y basados en la evidencia médica son un medio eficaz para mejorar la práctica clínica y a la hora de su creación e implementación es muy importante la prueba, el análisis de riesgos y el establecimiento de líneas de mejora antes de su puesta en práctica final.

Pero más importante que todo esto, está el hecho de que los profesionales a los que aplique un determinado protocolo, además de haberlo estudiado o recibido una formación previa a su puesta en marcha, tengan lo que se denomina “adherencia a los protocolos”, es decir, que estén habituados a su uso y por lo tanto estos formen parte de su rutina de trabajo diaria, con lo que el riesgo de desviaciones o errores se minimice al máximo.

La evaluación periódica de los protocolos es necesaria para conocer el grado de adherencia por parte de los facultativos y para identificar áreas de mejora y promover recomendaciones (como ejemplo se puede leer este estudio de la University of California titulado Adherence to research protocols in a clinical context: challenges and recommendations from behavioral intervention trials).

Por todo lo dicho, y sin entrar a valorar la responsabilidad en el caso del fallo/error en el protocolo puesto en marcha ante la repatriación de los 2 misioneros infectados con ébola, no se puede alardear de estar preparados para controlar y minimizar cualquier posible situación «de alerta y no de alarma» ante un posible caso de ébola, tal y como hizo hace unos días el Consejero de Sanidad de Castilla y León, Antonio María Sáez Aguado, cuando la adherencia a los protocolos existentes para este tipo de actuaciones ni se ha evaluado ni los profesionales tiene habituación a su uso.

Recibir y leer un e-mail con el protocolo no es tener “adherencia”. No.

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Revisión por la Dirección

La Revisión por la Dirección (apartado 5.6 de la Norma) es un requisito fundamental que deben cumplir las organizaciones que implanten su sistema de gestión de la calidad según la norma ISO 9001:2008. Esta revisión consiste en el análisis de los resultados aportados por el sistema de calidad y en la toma de decisiones para actuar y promover la mejora continua del sistema y de la propia organización.

Mañana es un día importante en mi trabajo y marcado en rojo desde principio de año. Mañana evaluamos el trabajo realizado durante los últimos 12 meses en cuanto al Sistema de Gestión de la Calidad que yo dirijo en el hospital. Ponemos todos los datos encima de la mesa y los evaluamos:

  • Datos inherentes a los procesos así como sus indicadores y objetivos
  • Datos procedentes de las auditorias (no conformidades, acciones correctoras y preventivas (planes de acciones)
  • Datos procedentes de las partes interesadas (clientes, pacientes, proveedores, colaboradores, etc.)
  • Asuntos generales como cambios que pueden afectar al sistema de gestión de la calidad, recomendaciones para mejora, etc.

Estos son los pasos definidos para su realización y que nosotros seguimos:

  • Revisar toda la Información de entrada: se revisará el Manual de calidad, la estructura documental, y los resultados de las auditorías internas, las no conformidades, los indicadores de calidad y desempeño y la retroalimentación.
  • Toma de decisiones y documentación de los resultados: se toman decisiones basadas en la información, a fin de mejorar la eficacia y eficiencia del Sistema de Calidad y sus procesos.
  • Realizar cambios a la estructura documental, controlar versiones y comunicar los resultados: si fuera necesario, se modificará la estructura de los documentos, actualizando versiones. Posteriormente se comunicarán los cambios realizados sobre el Sistema de Gestión de la Calidad al Comité de Calidad y estos a su vez a todos los empleados.
  • Dar seguimiento a acciones a realizar y evaluar el impacto en operaciones y en el propio Sistema de Gestión de la Calidad: se da seguimiento a acciones preventivas y correctivas como producto de la revisión de la dirección.
  • Documentar todas las acciones llevadas a cabo.

Si tenemos una buena jornada y realizamos un buen informe, la auditoría externa de la semana próxima será más llevadera.

Suerte, suerte, suerte…

Yo trabajo en equipo…y tu?

Decía Vince Lombardi que “los equipos no son lentos físicamente sino inútiles mentalmente”. Esta y otras frases como, “los logros de una organización son los resultados del esfuerzo combinado de cada individuo”, le llevaron a ser uno de los entrenadores de fútbol americano más importantes de la década de los 60 y 70. Entrenó a los Green Bay Packers y entró en el Salón de la Fama del Fútbol Americano Pofesional gracias a su carácter ganador y a inculcar a todos sus jugadores una idea por encima del resto: la importancia vital del trabajo en equipo. Este era parte de su discurso de bienvenida a nuevos jugadores:

Mi nombre es Vince Lombardi, le doy la bienvenida a los Green Bay Packers. A usted lo hemos elegido, lo hemos invitado aquí, porque pensamos que tiene el talento necesario y la habilidad para hacer el trabajo. Si tiene la dedicación y tiene también el orgullo necesario para formar parte de éste equipo construido en el orgullo, será uno de los nuestros. El equipo también se basa en la confianza, demuéstrenos que tiene la ambición y el sentido competitivo de que sucedan las cosas y créame que será un Packer. El futbol americano es un juego espartano que exige cualidades de sacrificio y esfuerzo. Vamos a pedirle que trabaje más duro que en toda su vida pasada, porque toda la historia de la liga de futbol americano prueba que muchos juegos se ganan en los últimos dos minutos de la primera mitad o de la segunda mitad. Y suele ser el equipo mejor preparado el que gana el juego. Vamos a exigirle 100% de esfuerzo todo el tiempo, algo menos que esto no sería suficiente. Es un juego también de grandes lecciones, requiere exhaustivo trabajo al punto de ser rutinario. Es un juego que brinda 100% alegría al ganar, 100% de felicidad al triunfar y que exige 100% de resolución al perder. El éxito del individuo, sin embargo está siempre sujeto a la satisfacción que reside en formar parte del éxito del grupo. Es un juego parecido a la vida, ya que enseña que la perseverancia y la dedicación, el trabajo competitivo y duro, el sacrificio y el respeto por la autoridad, son el precio que debemos pagar por lograr las metas más valederas.”

El sistema sanitario actual necesita (además de buenos gestores y dinero) que la idea de trabajo en equipo cale hondo en todos los trabajadores, piezas fundamentales del proceso asistencial. En una gestión por procesos todas y cada una de las áreas de la empresa tienen que funcionar en base a unos protocolos perfectamente estandarizados donde todos sus miembros conozcan cual es su rol y sus funciones. Nadie puede ir “por libre”, cada unidad tiene que funcionar en perfecta cohesión interna (p.ej: hospitalización= suma de: enfermería+auxiliares+médicos+lavandería,+limpieza+restauración+gestión de residuos+farmacia) y a la vez en perfecta comunicación externa (Calidad asistencial óptima= suma de: hospitalización+quirófano+admisión, etc…).

Trabajo en equipo= mucho más que la suma de las partes.